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Responsabile della Conservazione

 

Con l'entrata in vigore del DPCM del 03 Dicembre 2013 è diventata obbligatoria la nomina e la formazione specialistica di un Responsabile della Conservazione Sostitutiva per tutte le aziende e le pubbliche amministrazioni che intendono adottare sistemi di Fatturazione Elettronica, FatturaPA e Conservazione Sostitutiva. E’ diventato fondamentale conoscere i ruoli che contraddistinguono tali processi, tra cui spicca quello del responsabile della conservazione.

All’interno del processo di conservazione, la figura del responsabile della conservazione è indicata tra quelle obbligatorie dalla normativa. Tale figura è fondamentale all’interno del processo poiché definisce le caratteristiche e i requisiti generali del sistema, gestisce e monitora i processi conservativi al fine di salvaguardare gli aspetti fisici, logici e tecnologici, garantendo l’integrità e la leggibilità degli archivi nel tempo. L’individuazione di questa figura è un’attività importante, che richiede la conoscenza dei processi, dei ruoli all’interno di quei soggetti che vogliono attivare un processo di conservazione, siano essi amministrazioni pubbliche o soggetti privati.

Il responsabile della conservazione (RDC) è una delle figure (parallelamente, ad esempio, al DPO o all’RSPP) che il legislatore ha inserito nel nostro ordinamento con ruoli di responsabilità specifici legati a particolari processi, spesso condizionati dal progresso tecnologico.

Il Responsabile della conservazione è quindi tenuto a collaborare con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informatici.

Il Responsabile conservazione sostitutiva è una figura professionale d’importanza strategica, per tutte le aziende. L’avvento del digitale ha semplificato l’archiviazione e la conservazione dei documenti, le fatture elettroniche ne sono un esempio, ma ha reso necessaria l’introduzione di nuove competenze.

Parliamo di “conservazione sostitutiva” perché riguarda la procedura che consente di conservare e gestire documenti in solo formato digitale. Quindi, sia i formati cartacei digitalizzati che i documenti prodotti direttamente in digitale.

Compito del responsabile della conservazione è quello di garantire la validità legale e la conformità alla legge dei documenti digitali e dei loro sistemi di conservazione, in particolar modo in termini di autenticità, conformità, validità e reperibilità dei documenti conservati.

A tal fine, la legge impone al responsabile della conservazione di redigere il Manuale di conservazione, di aggiornarlo periodicamente, e di provvedere affinché venga rispettato da parte di tutti i componenti dell’Azienda.

Nel caso di aziende, associazioni, enti, ecc., il Responsabile può essere:

A tal proposito Sicurdata Srl all’interno del Suo C.C.D.P. (Centro Competenza Data Protection & E-Privacy) ha professionisti certificati in grado di poter assolvere questo ruolo.

Il processo di Conservazione sostitutiva richiede competenze tecniche e un costante aggiornamento, per restare in linea con l’evoluzione delle normative. Hai bisogno di tempo, di ottimizzare i processi e le risorse interne: una mole di lavoro che implica capacità e conoscenze informatiche, archivistiche e legali.

Ecco perché avere un partner affidabile, cui delegare le responsabilità e la gestione della Conservazione sostitutiva, ti permette di beneficiare di tecnologie all’avanguardia e competenze specializzate.

Sicurdata ti offre il know-how necessario, soluzioni professionali e personalizzate, per gestire in sicurezza tutti i tuoi dati.

Sanzioni e conseguenze

Le conseguenze per chi non conserva i documenti fiscali così come previsto dalla legge possono essere, essenzialmente, di tre tipi:

1. Probatorio

Se conservati correttamente e secondo quanto stabilito dalla normativa di riferimento, i documenti fiscali rappresentano una prova. Se invece non vengono conservati, in caso di contenzioso o di controllo da parte delle autorità competenti, tali documenti non possono essere addotti come prova.

Come si può leggere nell’articolo 2710 del codice civile:

I libri bollati e vidimati nelle forme di legge, quando sono regolarmente tenuti, possono fare prova tra imprenditori per i rapporti inerenti all’esercizio dell’impresa.

Quindi, facendo un esempio, un imprenditore che non ha conservato i documenti fiscali non può dimostrare di aver effettuato un dato pagamento. Anche se, invece, quel dato pagamento lo ha effettuato.

2. Civile

Dal punto di vista civilistico, le conseguenze della mancata conservazione dei documenti fiscali sono specificate nell’articolo 9 del decreto legislativo del 18/12/1997 n. 471:

Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto ovvero i libri, i documenti e i registri, la tenuta e la conservazione dei quali è imposta da altre disposizioni della legge tributaria, è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000.

(Quello riportato è uno dei riferimenti normativi più importanti in materia. Nel corso dei prossimi mesi, comunque, la normativa potrebbe cambiare, quindi sempre meglio consultarsi con un professionista.)

3. Penale

Le conseguenze penali della mancata conservazione dei documenti fiscali costituiscono, senz’ombra di dubbio, l’aspetto più delicato. Premesso che, anche in questo caso, la normativa è ampia e sempre in fase di definizione, il più citato riferimento normativo in merito è rappresentato dall’articolo 10 del decreto legislativo del 10/03/2000 n. 74:

Salvo che il fatto costituisca più grave reato, è punito con la reclusione da tre a sette anni chiunque, al fine di evadere le imposte sui redditi o sul valore aggiunto, ovvero di consentire l’evasione a terzi, occulta o distrugge in tutto o in parte le scritture contabili o i documenti di cui è obbligatoria la conservazione, in modo da non consentire la ricostruzione dei redditi o del volume di affari.

In pratica, la normativa equipara la mancata conservazione dei documenti fiscali all’occultamento/distruzione della contabilità.